「承認フローをシステム化したい」という相談は、Core PanelVaultへの問い合わせの中でも特に多いテーマです。ところが、いざ設計を始めると「うちの承認フローは複雑で」という話になることがほとんどです。複雑に見える承認フローの多くは、実は整理されていないだけです。この記事では、承認フローをツール化するときによくある失敗と、その前に確認しておくべきことを整理します。
「例外」が多すぎる承認フローは、まず整理が先 ¶
「金額によって承認者が変わる」「部署によってルートが違う」「急ぎの場合は別ルートで」。こうした例外が5つ以上ある場合、ツール化の前にフロー自体を整理することをお勧めします。ツールは現状のフローを再現するものですが、複雑すぎるフローをそのまま再現すると、ツールが複雑になるだけです。まず「本当に必要な例外はどれか」を関係者で確認してください。
承認者が「誰でもいい」になっていないか ¶
「部長が不在のときは課長でも可」という運用は、紙の時代には機能していても、ツール化すると曖昧さが問題になります。Core PanelVaultの承認フローパネルでは、承認者を「役職」ではなく「個人」で指定することを推奨しています。代理承認が必要な場合は、代理者を明示的に設定する機能を使ってください。「誰でもいい」をシステムに持ち込むと、誰も承認しない状態が生まれます。
差し戻しのルールを決めておく ¶
承認フローの設計で見落とされがちなのが、差し戻しのルールです。差し戻されたとき、申請者はどこまで戻るのか。最初のステップからやり直すのか、差し戻した承認者の手前まで戻るのか。Core PanelVaultでは差し戻し先を「最初から」「直前のステップから」の2パターンから選べます。どちらが合うかは業務内容によって違うので、導入前に関係者で確認しておくことをお勧めします。
通知が多すぎると誰も読まなくなる ¶
承認フローをシステム化すると、通知が増えます。申請があったとき、承認されたとき、差し戻されたとき。これらすべてをSlackとメールの両方に送ると、通知が多すぎて重要なものが埋もれます。Core PanelVaultでは通知チャネルと通知タイミングをパネルごとに設定できます。「差し戻しのときだけSlackに通知」「承認完了はメールのみ」といった設定が可能です。
承認フローの設計は、業務フローの整理と同時に進めるのが一番うまくいきます。設計の相談は、導入支援サービスでも受け付けています。気軽にお問い合わせはこちらからどうぞ。